ये है ऑफिशियल ई-मेल लिखने का सही तरीका, ना करें ये गलतियां!

आजकल ऑफिस या किसी अन्य ऑफिशियल काम में ई-मेल का महत्व बढ़ गया है और किसी भी कंपनी में काम करने वाले कर्मचारियों के लिए मेल जरूरत बन गया है. मेल के जरिए ऑफिशियल कम्यूनिकेशन करते वक्त आपको कई बातों का ध्यान रखना जरूरी होता है. मेल में हुई हल्की सी चूक आपके लिए खतरनाक साबित हो सकता है. आइए जानते हैं कैसे लिखें प्रभावशाली ईमेल...

सब्जेक्ट लाइन पर दें खास ध्यान: ईमेल लिखते समय मेल की सब्जेक्ट लाइन पर खास ध्यान होना चाहिए. सब्जेक्ट लाइन को देखकर ही कोई ईमेल पढ़ता है. कई बार अधिक मेल होने की स्थिति में सब्जेक्ट देखकर ही आदमी मेल खोलता है और ऐसी स्थिति में बेकार सब्जेक्ट आपका काम बिगाड़ सकता है. इस सब्जेक्ट लाइन मेल का मुख्य विषय लिखना चाहिए.

टाइम से भेजें अपने मेल: ज्यादातर जरूरी मेल सुबह के दौरान ही भेजे जाते हैं. इसके चलते मेल बॉक्स काफी भर जाता है. इसलिए जवाब देने वाला इंसान सिर्फ खास मेल को ही देखता है. तो सुबह के बजाए दोपहर का समय मेल भेजने के लिए ज्यादा बेहतर है.

प्वॉइंट्स के जरिए अपनी बात लिखें- कोशिश करें कि अपनी बातों को प्वॉइंट्स में समझाने की कोशिश करें. क्योंकि अकसर लोग मोबाइल पर ईमेल पढ़ते हैं इसलिए अगर आप अपनी बातों को संक्षेप में समझाएंगे तो अच्छा रहेगा. कोशिश करें कि सबसे ऊपर सबसे जरूरी बात लिख दें और मैसेज को साधारण भाषा में लिखें.

ईमेल में विशिष्ट शब्दावली और स्लैंग लिखने से बचें: ईमेल में WT, EEK, KEWL DUDES जैसे शब्द भूलकर भी न लिखें. इस तरह की भाषा का इस्तेमाल ईमेल में नहीं किया जाता.

अगर कोई जरूरी बात है तो उसे हाईलाइट करें: अगर आपको लगता है कि किसी बात का जवाब जल्दी मिलने से आपको आगे काम करने में आसानी होगी तो उसे हाईलाइट कर दें. इसके अलावा लंबे मेल ट्रेल से बचने के लिए जरूरी लोगों को भी कार्बन कॉपी यानी सीसी में रखें.