जब करें मेल ड्राफ्ट, इन बातों का रखें ध्‍यान

हम सभी को हर रोज ऐसे कई ईमेल मिलते हैं, जो हमारे काम के नहीं होते. हम एक नजर देखते हैं और एक साथ कई मेल डिलीट कर देते हैं. इसलिए यह आवश्यक है कि अगर आप किसी को मेल भेजें तो वह इस तरीके से लिखे गए हों कि एक बार देखने में ही इंपार्टेंट लगें. इसके लिए आपको कुछ ईमेल एटिकेट्स पता होने चाहिए. आज हम इन्हीं के बारे में आपको बताने जा रहे हैं.

1. ईमेल में सब्जेक्ट लाइन अवश्य लिखी होनी चाहिए. वह विषय के अनुरूप होनी चाहिए, जिससे एक बार देखकर पता चले कि आखिर विषय क्या है. सामने वाला सब्जेक्ट पढ़कर समझ जाए कि आखिर ये मेल किसने और किस विषय पर भेजा है.

2. मेल लिखते समय कभी भी 'Reply all' बटन काे प्रेस ना करें. जब तक आप पूरी तरह यह ना सुनिश्चित कर लें कि ईमेल चेन के सभी प्राप्तकर्ताओं के लिए यह सूचना कितनी आवश्यक है.

3. जहां तक हो सके मेल को छोटा रखें. पहले दो वाक्यों में ही मेल भेजने का कारण स्पष्ट होना चाहिए.

4. हमेशा प्रोफेशनल ईमेल एड्रेस का प्रयोग करें. ईमेल आईडी पर आपका नाम होना चाहिए, जिससे प्राप्तकर्ता को समझ आ जाए कि उन्हें कौन मेल भेज रहा है.

5. कभी किसी के नाम को शार्ट करके लिखने का प्रयास ना करें.

6. हमेशा मेल लिखने के बाद प्रूफ की गलतियां चेक करें. हो सकता है कि आप कुछ गलतियां छोड़ दें पर जिसे आप मेल भेज रहे हैं उसकी नजर में ये आ ही जाएंगी.

7. मेल लिखते हुए एब्रीवेशंस का प्रयोग करने से बचें. जैसे कि great की जगह Gr8 ना लिखें. इससे प्राप्‍तकर्ता आपको मेच्‍योर नहीं समझता.

8. ईमेल में किसी बात को हाईलाइट करने के लिए सभी कैपिटल लैटर्स का प्रयोग ना करें.

9. साइन ऑफ अवश्‍य करें. हर ऑफिशियल मेल का एक सिग्‍नेचर होना चाहिए, जिसमें भेजने वाले का पूरा नाम, टाइटल, पूरा एड्रेस, कंपनी का नाम, लोगो आदि होना चाहिए.

तो अगली बार जब भी आप कोई ईमेल भेजें तो इन साधारण से नियमों को ध्‍यान रखें.